Έλεγχος και Διαχείριση του Προϋπολογισμού σε διακριτά βήματα.
Το Budget Control είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα, που παρακολουθεί ολόκληρο τον κύκλο διαχείρισης του προϋπολογισμού, από τον σχεδιασμό του μέχρι τον τελικό απολογισμό της κάθε αγοράς.
Σχεδιασμός
Η πρώτη φάση περιλαμβάνει τον σχεδιασμό του ίδιου του προϋπολογισμού. Με εύχρηστα εργαλεία περιγράφεται η δομή του, προαιρετικά διαχωρίζεται σε χρονικές περιόδους και εισάγονται τα ποσά.
Στην ίδια φάση ορίζονται και οι παράμετροι που διέπουν την εφαρμογή – τμήματα, διαδικασίες έγκρισης καθώς και οι προμηθευτές.
Έγκριση
Οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες κάνουν αιτήσεις για τις δαπάνες που πρέπει να γίνουν βάσει του πορϋπολογισμού. Η εφαρμογή αυτόματα ελέγχει τα διαθέσιμα υπόλοιπα ώστε να περιορίζονται τα λάθη.
Στη συνέχεια ακολουθεί ο κύκλος της έγκρισης και η αυτόματη δημιουργία των παραγγελιών προς τους προμηθευτές.
Απολογισμός – προσαρμογή προϋπολογισμού
Με την ολοκλήρωση της αγοράς, καταγράφονται τα τιμολόγια και αν χρειάζεται γίνεται αναπροσαρμογή των ποσών του προϋπολογισμού με βάση τα πραγματικά έξοδα.
Πλεονεκτήματα
Τα βασικότερα πλεονεκτήματα που προκύπτουν από τη χρήση του συστήματος είναι:
- Κεντρικός έλεγχος και διαχείριση του συστήματος.
- Tο σύστημα υποστηρίζει και διασφαλίζει την υλοποίηση μιας αποτελεσματικής διαδικασίας στον οργανισμό.
- Ένα ενιαίο σύστημα για τα τμήματα Πωλήσεων, Προώθησης, Οικονομικών και Λογιστηρίου.
- Το σύστημα εξασφαλίζει τον έλεγχο του προϋπολογισμού και εμποδίζει την κακή διανομή των χρηματοδοτήσεων ανάμεσα στις ενέργειες.
- Οι υπερβάσεις και τα περισσεύματα εντοπίζονται νωρίς και επιτρέπεται έτσι η ανακατανομή των πόρων.
- Περιορισμός της διαχειριστικής εργασίας που εκτελείται από το προσωπικό.